Metodologie pentru construirea unui arbore de obiective. Arborele obiectivelor ca tehnologie în managementul organizației

Un exemplu de control orientat spre obiectiv este controlul bazat pe un grafic deschis asemănător unui arbore care nu are cicluri, de exemplu. goluri închise. În practică, sunt folosite grafice numite „arbori de obiective”.

Un arbore de obiective este o reprezentare grafică a relației dintre obiective și mijloacele de realizare a acestora, construită pe principiul logicii deductive și folosind proceduri euristice.

Arborele obiectivelor ajută la prezentarea unei imagini complete a interrelațiilor evenimentelor viitoare, până la obținerea unei liste de sarcini specifice și obținerea de informații despre importanța acestora. Asigură munca de aducere a obiectivelor executorilor imediati prin construirea unei corespondențe între structura de management organizațional și structura obiectivelor.

Ideea unui „arbore de obiective” a fost propusă pentru prima dată de C. West Churchman în legătură cu problemele de luare a deciziilor din industrie și se bazează pe obținerea structurilor ierarhice prin împărțirea secvențială a unui obiectiv general în sub-obiective, sub-obiective în funcții și funcții în funcții mai detaliate.

Procedura de formare a unui arbore de obiective este în mare măsură un proces aproximativ și puțin formalizat din cauza dificultăților de identificare a scopurilor.

Arborele obiectivelor organizaționale conține atât o descriere a obiectivelor, cât și a relațiilor dintre acestea. În cadrul acestui model, între elementele acestuia se stabilesc relații ierarhice „scop-mijloc”, sugerând că realizarea fiecărui scop inferior devine unul dintre mijloacele de atingere a celui superior.

Regulile pentru construirea unui arbore de obiective sunt foarte simple: scopul principal trebuie să fie vârful copacului. Filialele devin obiective locale care ajută la atingerea obiectivelor de nivel superior. Regula principală este caracterul complet al obiectivelor descrise. Fiecare obiectiv ar trebui să fie prezentat sub formă de sub-obiective ale următorului nivel (Fig. 2).

Orez. 2.

Astfel, unificarea tuturor obiectivelor ar trebui să caracterizeze pe deplin scopul principal, general.

Baza pentru construirea vârfului arborelui obiectivelor este un set de obiective strategice definite în cadrul strategiei organizației. Semnificative din punct de vedere strategic ar trebui recunoscute nu numai acele obiective care determină direcția dezvoltare strategică, dar și obiective pe termen lung legate de menținerea funcționării sistemului de management și a subsistemelor legate de producție și aprovizionare.

Atingerea obiectivelor strategice este asigurată prin atingerea atât a obiectivelor operaționale (regulate, realizate permanent), cât și a obiectivelor de proiect (unicate în conținut).

Obiectivele trebuie să fie atent clasificate și structurate corespunzător în cadrul diagramelor, diagramelor - în așa fel încât să devină prezentabile și cât mai ușor de înțeles pentru cititorul lor.

Tipul arborelui obiectivelor depinde de cât de complex și pe mai multe niveluri va fi procesul de implementare a planurilor. Țintele pot fi traiectorie sau punct. Traiectoria sau, așa cum sunt numite și ghidajele, determină direcția generală în care starea obiectului controlat ar trebui să se schimbe. De exemplu, scopul „creșterii profitului întreprinderii” este doar direcția în care organizația caută să schimbe profitul primit de întreprindere. În același timp, obiectivele vizate sunt formulate ca dorința de a obține un rezultat foarte specific (de exemplu, pentru a asigura un profit pentru întreprindere în anul curent în valoare de 7,5 milioane de ruble).

Pot exista obiective la diferite niveluri ierarhice. Dacă obiectivul nivelului 0 este considerat un obiectiv general, de exemplu, „asigurarea producției de produse competitive”, atunci obiectivele nivelului 1 pot fi „restructurarea producției”, „introducerea unei noi linii tehnologice”, „îmbunătățirea calificările specialiștilor”, „schimbarea sistemului material.” stimulente pentru angajați” etc.

Valoarea principală a construirii unui arbore de obiective este de a afișa modalitatea de atingere a scopului general prin justificarea unei liste ierarhice de obiective ușor de înțeles și realizabile ale nivelurilor inferioare.

Sensul existenței unei persoane este determinat de atingerea obiectivelor sale de viață. Același lucru se poate spune despre existența oricărei organizații, fie ea comercială, publică, caritabilă sau guvernamentală. Orice întreprindere, asociație sau întreprinzător individual își urmărește propriile scopuri, care sunt motivele existenței și funcționării lor. Sa luam in considerare tipuri diferite obiective și construiți un arbore de obiective folosind exemplul unei organizații.

Misiune și scop

Orice întreprindere are propria sa misiune - sarcina principală care își justifică întreaga existență. Pentru o companie de caritate, aceasta este, de exemplu, ajutorarea bolnavilor de cancer. Pentru societate comercială– obtinerea de profit maxim. Pentru social – realizarea unei sarcini semnificative din punct de vedere social, de exemplu, adaptarea copiilor cu dizabilități în societatea modernă.

Realizarea misiunii este împărțită în mai multe componente - „pași”, obiective, a căror depășire vă permite să vă apropiați cât mai mult de rezolvarea sarcinii principale.

Tipuri de obiective

Fiecare organizație are mai multe dorințe și aspirații pe care și-ar dori să le îndeplinească în viitorul apropiat. Astfel de obiective pot fi pe termen scurt, mediu și lung. De obicei, sarcinile pe termen scurt sunt rezolvate într-un an, cele pe termen mediu - pe o perioadă de la unu până la cinci ani, iar cele pe termen lung sunt stabilite pentru o perioadă de cel puțin cinci ani.

Cum sunt stabilite obiectivele?

Obiectivele pentru organizație în ansamblu și pentru diviziile sale individuale pot fi stabilite de către centru, sau la nivel local, de șefii de departamente (centralizate și descentralizate). Aceasta depinde de sistemul de management adoptat la întreprindere.

De asemenea, printr-o metodă descentralizată de stabilire a obiectivelor, evenimentele se pot dezvolta în două moduri: de sus în jos și de jos în sus. În prima metodă, centrul își stabilește obiective mari, iar managerii locali, pentru a le rezolva, își dezvoltă obiective proprii, mai mici și le stabilesc personalului. În a doua metodă, obiectivele sunt stabilite inițial în departamente, iar pe baza acestora, managementul determină principalele obiective ale companiei și calea de dezvoltare a acesteia.

Toate obiectivele sunt stabilite pe baza unei analize a impactului intern și Mediul extern către întreprindere, pe baza misiunii principale a companiei. Abia atunci sunt determinate sarcini specifice și individuale.

Arborele obiectivelor folosind exemplul unei organizații

Este foarte convenabil să reprezentați modelul obiectivelor organizației într-o reprezentare grafică sub formă de arbore. Acest lucru vă permite să organizați ierarhia obiectivelor. Există anumite principii pentru construirea acestui grafic.

În vârful arborelui se află obiectivul general (misiunea) al companiei. În continuare, este împărțit în subsarcini separate, fără de care misiunea principală este de neatins. În același timp, atunci când formulați o sarcină, trebuie să descrieți rezultatul dorit, dar în niciun caz metoda de realizare a acestuia. La același nivel ar trebui să existe obiective care sunt independente unele de altele și nu decurg unele de altele.

Desigur, setul de obiective al fiecărei organizații este pur individual. Dar, cu toate acestea, putem evidenția mai multe domenii ale activității sale în care fiecare companie are un interes important.

• Venituri și finanțe;
• Politica de vânzări;
• Politica de personal;
• Productie.

Numărul de niveluri în care este împărțită misiunea principală a organizației va depinde de mărimea companiei și de complexitatea misiunii, precum și de structura organizationalași ierarhie în management.

Exemple de obiective specifice ale companiei

Să ne uităm la câteva exemple de obiective ale organizației în diverse domenii ale activităților sale.

Marketing

• Promovarea pieței;
• Extinderea gamei de produse.

Productie

• Reducerea costurilor;
• Creșterea eficienței producției;
• Îmbunătățirea competitivității produselor;
• Dezvoltarea și implementarea de noi tehnologii.

Personal

• Instruire;
• Optimizarea personalului întreprinderii;
• Sistem de stimulare;
• Creșterea productivității muncii.

Finanţa

• Managementul financiar eficient al companiei;
• Îmbunătățirea solvabilității și rentabilității;
• Creșterea atractivității investițiilor.

Stabilirea obiectivelor competente este de mare importanță pentru o organizație. Acesta este punctul de plecare pentru planificarea tuturor activităților sale; arborele obiectivelor stă la baza construirii relațiilor în cadrul companiei și a sistemului de motivare. Numai prin atingerea obiectivelor stabilite se poate monitoriza și evalua rezultatele muncii personalului, diviziilor individuale ale organizației și întreaga sa structură în ansamblu.

Arborele obiectivelor - reprezentarea vizuală ierarhică a atingerii scopului; principiul în care scopul principal este atins printr-o combinație de obiective secundare și suplimentare.

Metoda de construire a unui arbore de vizibilitate a obiectivelor a fost stabilită de mult în planificarea proceselor de producție. Și, firește, a dobândit un număr mare de termeni (ciclu de viață, delegare de autoritate etc.). Acest blog este dedicat, nu conceptului de dezvoltare a unei întreprinderi mari - prin urmare, îmi asum libertatea de a arăta o structură simplă a unui arbore de obiective cu un exemplu de implementare a acestuia.

Deci, metoda arborelui pentru construirea obiectivelor:

Din diagramă, cred că este clar de ce se numește Arborele Golurilor.

Descriere:

obiectivul principal– asta ne dorim ca rezultat, finisajul nostru, implementarea cu succes a obiectivului.

Golurile 1, 2, 3...- obiective secundare care contribuie la implementarea scopului principal, în mod firesc, și pentru a atinge obiective secundare - s-ar putea să fie nevoie să le îndepliniți, cu un pas în jos în ierarhie, - obiective AȘi b(Adică, ca un copac adevărat - există un stâlp și mai multe ramuri mari, care mai conțin și câteva ramuri, dar mai mici... etc., etc.)

Mai mult, obiectivele secundare pot fi ca componente pentru a atinge scopul principal (fără implementarea lor cu succes, nu există nicio modalitate de a atinge scopul principal) și adiţional(se poate face, dar nu este recomandabil).

Care este puterea

Acest tip de stabilire a obiectivelor este foarte potrivit pentru a crea linii directoare de viață, foarte mari, globale pentru întreaga ta viață, misiunea vieții. Nu este potrivit pentru sarcini de o zi, precum și pentru scopuri mici, deși necesare.

Dacă trebuie să-ți imaginezi clar scopul vieții tale sau un mare obiectiv foarte complex și necesar, locul lui este la începutul ierarhiei arborelui.

Un exemplu de arbore de obiective. Instrucțiuni pas cu pas într-un anumit caz:

Unul dintre obiectivele cele mai căutate de mulți oameni este bunăstarea financiară. Iată cum se face.

Dacă doriți să o prezentați, puteți utiliza Microsoft Office Word -> Inserare -> SmatrArt, sau un program similar. Dacă pentru dvs., vă recomand cu tărie să o faceți manual - de exemplu. utilizare (coală de hârtie goală + pix sau creion).

1. Ne stabilim obiectivul global: Bunăstarea financiară.

Așa că scriem în partea de sus:

2. Desenați ramuri - scopuri secundare

Să ne imaginăm că am reușit deja - și, așa cum ar fi, „amintiți-vă” de ce era necesar pentru aceasta. — sunt de asemenea adecvate.

Bunăstarea financiară este un flux bun de bani în direcția mea. Unde curg banii spre mine? (nu uita, suntem in matricea de vizualizare :))

Fiecare persoană poate avea propria sa idee despre ce este bogăția. Aici și mai departe le voi „promova” pe a mea.

În primul rând, fluxul de numerar poate fi asociat atât cu investițiile pasive, cât și cu cele active. Și pentru orice eventualitate, sunt multe miracole în viață, poate...

O șansă întâmplătoare este să ridic optimismul și un indiciu subtil că nu știu totul și pot exista lucruri care contribuie la atingerea obiectivului principal, dar sunt încă prea tânăr pentru a le cunoaște.

Acum toate cele de mai sus - folosind din nou metoda de vizualizare a obiectivelor sau experiența deja acumulată... Lucrăm și adăugăm la fiecare ramură subordonată...

Cu asta am ajuns:

Fundamentul pentru construirea unui arbore de obiective organizaționale este structura ierarhică clasică a companiei.

Clasic ierarhic Structura organizației presupune o delimitare clară a atribuțiilor și a domeniilor de responsabilitate.

Această structură are multe avantaje:

1. Ușurință de administrare: managerii dau instrucțiuni doar unui anumit număr de oameni
2. Rezistenta la schimbarea personalului: procesele de afaceri sunt legate de poziții specifice, și nu de angajați anumiți
3. Eficiență ridicată a personalului: Fiecare angajat participă la un număr strict limitat de procese, prin urmare are posibilitatea de a accelera finalizarea sarcinilor datorită repetabilității acestora

De ce sunt necesare obiectivele arborelui

Obiectivele companiei pot fi scrise sub forma unei liste cu un singur nivel.

O astfel de organizație are următoarele dezavantaje:

1. Lipsa de consecvență în atingerea obiectivelor.
   Să presupunem că pentru a atinge scopul A, trebuie mai întâi să atingeți obiectivul B. Aceasta determină ordinea corectă a acțiunilor: B ⟶ A. Este dificil să vedeți astfel de dependențe într-o listă liniară.
2. Dificultatea de a determina importanța fiecărui obiectiv.
   Poate apărea o situație în care, din cauza lipsei de resurse, unele obiective vor trebui sacrificate. În acest caz, va fi dificil de determinat care obiective sunt critice și care nu, de unde și posibilitatea de a elimina din listă un obiectiv cu adevărat important. Nereguli în atingerea obiectivelor.
3. Obiectivele sunt atinse la diferite intervale.
   De exemplu, primul obiectiv de pe listă a fost atins în 5 zile, al doilea în 8 zile, iar angajații lucrează la al treilea de 2 luni, iar lucrarea nu a fost încă finalizată. Acest lucru poate duce la scăderea entuziasmului angajaților și la răspândirea atitudinilor depresive.

Pentru a evita dezavantajele menționate, se folosește un arbore de obiective organizaționale. Este o listă ierarhică de obiective care indică cheltuielile responsabile și planificate de resurse (timp, bani etc.)

Cum să construiți un arbore de obiective organizaționale

Pasul 1.
Scopul principal pentru o anumită perioadă este determinat: lună, trimestru sau an

Scopul principal ar trebui formulat de directorul organizației. Acest obiectiv este situat la primul nivel al listei (în partea de sus).

Pasul 2.
Sunt stabilite obiectivele de nivel al doilea

Directorul organizației convoacă o ședință a șefilor de departament. De exemplu, în consiliu pot participa: director adjunct, director comercial, director de filială. Se generează 3-5 obiective, a căror realizare va duce automat la realizarea scopului principal. Fiecărui departament i se atribuie unul sau două obiective.

Pasul 3.
Sunt stabilite obiectivele de nivel al treilea

Fiecare dintre șefii de departament organizează o întâlnire de planificare pentru directorii departamentelor din subordinea acestora. Obiectivele sunt generate la întâlnirea de planificare, care va permite realizarea scopurilor departamentului. Fiecărui director de departament i se atribuie o listă de obiective.

Pasul 4.
Sunt stabilite obiectivele celui de-al patrulea nivel

Șefii de departamente au organizat întâlniri de planificare pentru angajați. Acțiunile ulterioare sunt efectuate prin analogie.

Pasul 5.
Se formează un arbore de obiective organizaționale

Toate obiectivele sunt colectate într-o singură structură. Poate fi amplasat pe coli mari de hârtie, o tablă magnetică de marcare sau într-un program de planificare.

Programe pentru construirea unui arbore de obiective organizaționale

Este important să înțelegem că proiectele joacă un rol cheie în structura arborelui obiectivelor întreprinderii. Arborele obiectivului proiectului este construit pe un principiu similar cu „fratele său mai mare”.

Dar ce ne va ajuta să creăm un arbore al obiectivelor companiei? Și, în același timp, distribuiți toate responsabilitățile în mod egal între angajați.

Dintre toate media enumerate mai sus, programele sunt cele mai convenabile. Acestea vă permit să faceți rapid modificări în arborele obiectivelor, să informați angajații despre modificări și să limitați cercul de persoane care au acces la arborele.

Încercați programul LeaderTask- unul dintre cele mai cunoscute programe pentru crearea unui arbore de obiective și monitorizarea implementării. Arborii din ilustrații au fost compilați în LeaderTask.

Crearea unui arbore de obiective online este o soluție directă la problema birocratică pe hârtie a unei organizații de orice calibru. Fie că este o companie mică sau o mare preocupare. De aici și principalul beneficiu al utilizării LeaderTask.

Și ultimul lucru despre care aș vrea să vorbesc este planificarea. La urma urmei, fiecare antreprenor de succes a auzit de această expresie de câteva ori, dar pur și simplu nu a găsit instrumentul potrivit. Ne grăbim să vă asigurăm: planificarea strategică, arborele obiectivelor sunt cuvinte sinonime. Compuneți-l chiar acum în LeaderTask.

Metoda principală în construirea structurilor de obiective și funcții este metoda „arborele obiectivelor”.

„Arborele obiectivelor” este un tip de structură a obiectivelor. Termenul a fost introdus de W. Churchman, care a propus metoda arborelui scop în legătură cu problemele decizionale din industrie. Termenul „arbore” presupune formarea unei structuri ierarhice obținute prin împărțirea scopului general în sub-obiective, iar acestea în componente mai detaliate, care sunt denumite în aplicații specifice folosind diferite denumiri: direcții, probleme, programe, sarcini și, pornind de la un anumit nivel, funcții . Această procedură a fost numită ulterior structurarea obiectivelor.

Metoda „arborele de obiective” are ca scop obținerea unei structuri complete și relativ stabile de obiective, probleme, direcții, i.e. o astfel de structură care s-ar schimba puțin într-o perioadă de timp cu schimbările inevitabile care apar în orice sistem în curs de dezvoltare.

„Arborele” constă din obiective de mai multe niveluri: un scop general, obiective ale nivelului 1 (principal), obiective ale nivelului 2, obiective ale nivelului 3 și așa mai departe până la nivelul necesar de descompunere. Realizarea scopului general presupune realizarea scopurilor principale, iar implementarea fiecăruia dintre obiectivele principale presupune realizarea, respectiv, a scopurilor sale specifice de nivelul 2 etc.

Prin definiția unui „arbore” de obiective înțelegem următoarele. „Arborele obiectivelor” este un grafic, adică. o diagramă care arată împărțirea scopurilor generale în subscopuri la nivelul necesar de descompunere și care exprimă subordonarea și interconectarea elementelor.

„Arborele obiectivelor” este un set structurat ierarhic al unui scop general și al obiectivelor sale subordonate ale nivelurilor 1, 2 și ulterioare - „vârful” scopului, interconectat prin conexiuni - margini, ramuri ale „arborului” obiectivelor. (vezi Fig. 1.3).

Fig. 1.3 „Arborele” obiectivelor este simplu (non-ciclic)

Numărul de subgoaluri nu trebuie să fie același pentru fiecare obiectiv de nivel superior. Totul depinde de domeniul studiat.

Construirea unui „arbore” de obiective se bazează pe aplicarea următoarelor reguli:

descompunerea fiecărui scop în sub-obiective la unul sau altul nivel ierarhic se realizează conform unui criteriu de clasificare selectat;

fiecare obiectiv este împărțit în cel puțin două goluri;

fiecare scop trebuie să fie subordonat altora;

orice scop al fiecărui nivel ierarhic ar trebui să se refere doar la un element separat (subsistem), adică trebuie vizat;

pentru fiecare scop la orice nivel al ierarhiei trebuie asigurat suportul de resurse;

numărul de obiective la fiecare nivel de descompunere trebuie să fie suficient pentru atingerea scopului de bază;

„Arborele” obiectivelor nu trebuie să conțină vârfuri izolate, de exemplu. nu ar trebui să existe obiective care să nu aibă legătură cu alte obiective;

descompunerea obiectivelor se realizează la nivelul ierarhic care vă permite să determinați persoana responsabilă și componența activităților pentru a atinge un scop superior și, în cele din urmă, scopul principal (în special pentru sistemele de management);

Să aplicăm această metodă la serviciul de informare și imobiliare Express Real Estate (vezi Fig. 1.4)

Ca urmare a aplicării acestei metode la o anumită companie imobiliară, s-au format obiective, a căror implementare este necesară pentru a obține rezultatul dorit, adică. obtinerea profitului maxim. S-a determinat sistemul de dependențe și rolul fiecărui scop în procesul de realizare a scopului general, subobiectivele au fost diferențiate în funcție de gradul de importanță în condițiile date ale activității imobiliare.

Orez. 1.4 Arborele obiectivelor serviciului de informare și imobiliare Express - Real Estate