Что такое канбан. Система Канбан: что такое, с чего начать, как внедрить, главные принципы

Чтобы использовать их в работе, придумали правила.

Канбан - это способ управления работой в духе Аджайла. Он содержит всего шесть правил и предлагает эволюционный переход от привычного образа мышления к аджайловому. Аджайл-коучи часто сравнивают Канбан с водой - он обтекает структуру и иерархию компании и медленно начинает их менять. Как вода точит камни, так Канбан меняет образ мышления.

Не нужно прикладывать много усилий, чтобы начать быть аджайл - при переходе нет реорганизации, на первых порах сохраняются привычные роли. Всё меняется постепенно и не вызывает проблем у Команды.

Кому подходит Канбан

Канбан не имеет ограничений. С его помощью молодожёны планируют семейный бюджет , небольшие подразделения в Microsoft разрабатывают новые программы, а Toyota управляет всеми производствами.

Существуют отдельные ветки Канбана: производственная, софтверная и персональная. Они настолько разные, что визуализации совершенно друг на друга не похожи. На производстве много этапов работы, у каждого своя доска и все они разбросаны по цехам. Карточки обозначают стадии сборки, а визуализация направлена на снабжение цехов нужными деталями. У айтишников доска обычно общая, она рассчитана на командную работу и помогает вместе управлять работой.

Как использовать, чтобы быть аджайл

В Канбане всего шесть правил, они вводятся постепенно. Новые не добавляются, пока предыдущие изменения не стали привычными для большинства сотрудников.

На первых порах Канбан предлагает щадить старую структуру и иерархию, поэтому изменения будут эволюционными. Всё, что нужно, - твёрдое желание начать и поощрение инициативы в компании.

Правило 1. Визуализируйте поток задач

Канбан опирается на визуализацию. Все задачи записываются на видном месте, чтобы в любой момент знать, как обстоят дела.

Визуализация бывает разной: доска со стикерами, стол с карточками, таблица в Excel или программы типа Trello и Jira. Правильной или неправильной визуализации нет - хорошо то, что подходит именно вам:

Новичкам мы рекомендуем использовать доску или стену со стикерами. Физическая доска удобнее программ, потому что всегда перед глазами. Не нужно включать компьютер, открывать браузер и заходить на сайт, чтобы узнать, как идёт работа. Команда сразу видит актуальную картину.

Ещё физическая доска эмоционально тёплая. Только представьте, что вы сделали задачу, подошли к доске и перенесли карточку в другую колонку. Вы - молодец, и все это знают. В Trello и Jira такого не будет, карточка просто появится в другой колонке.

Запишите все задачи. Чтобы создать визуализацию, нужно записать все задачи, которые вы делаете сейчас и собираетесь сделать в ближайшие дни. После этого станет понятно, сколько у вас реальной работы, а сколько в планах.

Определите статусы задач. Статусы задач - это колонки на доске. Колонки можно использовать разные, конкретных правил нет. Для начала мы предлагаем три: «Сделать», «В работе» и «Готово». Потом их можно разбить на более мелкие, если нужно, или придумать новые статусы.

Важно: все задачи должны быть на доске. Нельзя работать над тем, чего нет в визуализации.

Правило 2. Ограничивайте количество одновременной работы

После создания визуализации вы будете удивлены, как много работы параллельно выполняет Команда. Это одна из причин, почему проекты растягиваются: силы тратятся не на задачи, а на переключение между ними.

Канбан предлагает ограничить количество одновременной работы. Так вы повысите свою эффективность и ускорите продвижение карточек от статуса «Сделать» до статуса «Готово». Рекомендуем зафиксировать количество текущих задач и взять это число за начальное ограничение. Дальше лимит нужно постепенно уменьшать:

Зафиксируйте лимит. Договоритесь с коллегами, сколько задач из каждой колонки сможете делать одновременно. Запишите эти ограничения цифрами над колонками или ограничьте место на доске, чтобы новые карточки не могли на неё поместиться.

Приоритизируйте задачи. После ограничения количества одновременной работы в колонке «Сделать» окажется много карточек. Чтобы их упорядочить, нужна приоритизация. Можно пометить карточки цветом, расположить в определённом порядке или составить рейтинг с баллами. Главное, чтобы все однозначно понимали, какие задачи нужно сделать сейчас, а какие можно отложить на пару дней.

Важно: заканчивайте начатые дела, а не беритесь за несколько новых параллельно.

Правило 3. Контролируйте поток задач

Визуализация помогает следить за скоростью продвижения карточек и равномерной загрузкой сотрудников. Если что-то не так, на доске это сразу видно:

Когда появляется пробка, действует принцип: один за всех, и все за одного. Сотрудники, которые остались без дела, не отсиживаются в уголке, а помогают разбирать завал. Например, дизайнеры подключаются к тестированию или составлению документов, когда нет своей работы.

Это не значит, что надо выполнять всю работу за других. Каждый сотрудник сам определяет, насколько расширять свою зону ответственности. Но помните, что умение разбираться в смежных областях делает вас профессиональнее.

Контролируйте загрузку. Работа должна быть ритмичной. Если вы почувствовали спад, сходите к доске. Возможно, у коллег завал, и нужна ваша помощь.

Сами просите о помощи. Если пробка образовалась на вашем участке, молчать не нужно. От вашей работы зависит общий успех, поэтому коллеги обязательно помогут. Посмотрите на доске, кто меньше всех загружен, и попросите его о помощи.

Важно: доска покажет, как идёт работа. Помогите Команде закончить её как можно быстрее.

Правило 4. Сделайте договорённости и ожидания явными

Правила, по которым работает Команда, должны быть известны каждому и при этом регулярно меняться . Мы рекомендуем повесить самые важные правила у доски или внутри колонок. Вот как это выглядит:

Запишите правила работы с доской. Договоритесь с коллегами и запишите, при каких условиях можно брать новую задачу, как переносить её в другую колонку и когда считать готовой. Сделайте правила продвижения карточек очевидными.

Повесьте правила на видное место. Чтобы подключаться к коллегам было проще, повесьте правила у доски или внутри колонок.

Важно: договорённости помогают Команде работать слаженно. Сделайте их явными.

Правило 5. Анализируйте работу

Регулярные планёрки и анализ - обязательное требование Канбана. Они нужны, чтобы быть уверенным: Команда движется в правильном направлении и не выбивается из сроков и бюджетов.

Ограничений по формату нет. Это могут быть встречи, созвоны или просто анкеты. Аджайл отдаёт предпочтение живому общению, поэтому мы рекомендуем собираться у доски. Планёрки - каждый день и каждую неделю, анализ - раз в месяц. Что представляют собой эти встречи:

Ежедневные планёрки удобно проводить рядом с визуализацией. Цель встречи - увеличить скорость потока задач. Команда просматривает доску справа налево, находит проблемные места и принимает решение, как быстрее завершить текущие задачи. Каждый может внести предложение, и Команда к нему прислушается.

На еженедельных планёрках вся Команда встречается с руководством. Вместе они обсуждают скорость работы и снижение рисков.

Раз в месяц собираются все команды, которые работают в компании. Руководство рассказывает про финансы, и каждый сотрудник понимает, сколько заработал его отдел, что делает компания в целом и в каком состоянии находятся задачи. Команды рассказывают, какие ресурсы им необходимы.

Важно: будьте инициативны, общайтесь с коллегами и предлагайте идеи.

Правило 6. Эволюционируйте благодаря совместным экспериментам

Канбан-команда всегда находится в поиске идеальной системы, где карточки двигаются по доске максимально быстро.

Для этого Команда проводит эксперименты: меняет количество одновременной работы или по-другому приоритизирует задачи. Чтобы система эволюционировала, эксперименты должны быть общими, а не среди отдельных сотрудников. Нужно регулярно пробовать новое:

Предлагайте улучшения. Если Команда не сможет доказать, что это плохо скажется на результате работы, проводится эксперимент.

Пробуйте одно изменение за раз. Чтобы точно знать, какой эффект дало нововведение, не проводите несколько экспериментов сразу. Лучше пробовать одну идею за другой, и оставлять в работе самые удачные.

Важно: эксперименты помогают Команде развиваться, не бойтесь пробовать новое.

Как не забыть о правильном образе мышления

Мы разобрали все шесть правил Канбана. Они не дают конкретных указаний, а только направляют Команду. Мы рекомендуем проверять себя:

Каждый сотрудник инициативен и заботится об общем успехе;

Он помогает, если у коллег завал;

Сотрудники регулярно проводят эксперименты, чтобы улучшить процесс работы;

Команды обсуждают финансы компании и свой вклад в её показатели;

В компании происходят эволюционные изменения.

Канбан – это система организации производства, которую разработали японцы. Методология используется для управления проектами. В статье разберем принципы Kanban на примере.

В этой статье вы узнаете:

Думаю, каждому знакома такая рабочая ситуация: провели совещание, говорили много и с жаром, обсудили проблемы, нашли решения, написали в протокол задачи. А дальше… ничего. Через месяц-два созвали новое совещание, а задачи по-прежнему в списке ожидания.

Вдумчивые японцы еще в 60-х годах двадцатого века придумали и стали применять на практике методологию Канбан, которая позволяет организовать процесс выполнения задач через визуализацию. Что такое Канбан и как она работает? Читайте в статье.

Основные понятия методологии Канбан

В середине двадцатого века группа топ-менеджеров из Японии во главе с президентом TOYOTA Таичи Оно задалась вопросом: как сделать так, чтобы производство работало с максимальной скоростью, а запасы при этом сохранялись на минимальном уровне? Японцы пристальнее присмотрелись к системе американских супермаркетов, в которых карточки всех купленных товаров регистрировались на кассе. Таким образом, владельцы супермаркетов могли управлять запасами, ведь информация по проданным продуктам отправлялась в отдел закупок, где формировали заказ поставщику исходя из потребления, и полки супермаркетов пополнялись запасами, не затариваясь. .

Таити Оно выделил из этой практики «сухой остаток» и сформировал правило: «Поставщик» должен производить столько товара, сколько заказал «покупатель». Причем поставщиком может быть как непосредственно контрагент – поставщик, так и подразделение внутри предприятия. Заказчик аналогично может быть и внешний, и внутренний.

На заводе TOYOTA были внедрены карточки заказа (с японского «кам» – сигнальная, видимая, «бан» – карточка), которые вывешивались на видном месте в каждом подразделении и назначали план по выпуску изделий для этого подразделения. Таким образом, производство было организовано на манер конвейера. Каждый последующий цех по цепочке сборки автомобилей назначал план по производству деталей и комплектующих для предыдущего цеха. Снизилось общее перепроизводство, прекратилось затаривание складов, ощутимой стала экономия на логистике. Карточки прижились и доказали свою эффективность, поэтому в 1961 году была сформирована новая, прорывная на тот момент методология Канбан.

Канбан – это система организации производства, построенная по «вытягивающему» принципу .

Изначально система применялась только в классической интерпретации, как система карточек на производствах. Но методология развивалась и совершенствовалась, и к 1983 году ее стали использовать как метод управления проектами. Появилась Канбан-доска.

Как внедрить Канбан: опыт российской компании

Канбан – метод управления, применяемый в процессе бережливого производства. Российской компании удалось преодолеть сопротивление персонала и внедрить у себя систему бережливого производства. Ее уникальный опыт может пригодиться тем предприятиям, которые тоже планируют перейти на бережливые рейсы.

Канбан-доска

Канбан-доска – это действительно доска, вывешенная на видном месте в офисе, цехе, на рабочем месте. На ней размещают стикеры (карточки) с задачами. Традиционно доска имеет три столбца:

1. 1. To Do (задачи к выполнению).
2. 2. Doing (задачи в процессе выполнения).
3. 3. Done (выполненные задачи).

За ведение доски ответственны все члены команды, будь то отдел или линия сборки. Каждый сотрудник, занятый в выполнении задач, по мере их выполнения может перемещать карточки с задачами по столбцам доски.

Согласитесь, удобно, когда все задачи команды находятся на виду и можно наглядно отслеживать процесс их выполнения, отмечать места «заторов».

Канбан-доски тоже эволюционировали во времени, и на сегодняшний день управлять проектами (будь то производственными, организационными, или даже старт-апами) по методологии Канбан можно с помощью программных продуктов.

В 2005 году Канбан пришел в ИТ-индустрию и стал одним из методов разработки ПО. Девид Андерсон представил процесс разработки как набор задач, каждую задачу записал на карточке и разместил их на доске. Таким образом, он получил простой и понятный инструмент контроля за, казалось бы, запутанным процессом разработки.

Промежуточный вывод: методология Канбан – это удобно, она может применяться везде от производства до закрытия финансового периода, от ИТ до личного тайм-менеджмента.

Принципы Канбан

Система Kanban относится к семейству , поэтому в ней нет жестких указаний, принципов, рамок. Как и остальные члены этого семейства, она ориентирована на человека и позволяет максимально раскрыть потенциал команды. Конечно, при желании самой команды.

Изучим принципы Канбан на примере закрытия финансового года.

Принцип первый. Визуализация

Большинство людей от природы визуалы, то есть воспринимают информацию из окружающего мира через зрение. Все, что наглядно, лучше запоминается и «цепляет» внимание. Поэтому гениальность метода заключается в максимально наглядном управлении проектом.

Предположим, перед вами стоит большая и сложная задача – организовать закрытие финансового года. Сначала непонятно, как построить работу отделов так, чтобы никто никого не ждал и не переделывал работу по два раза. Следуя принципу визуализации, вы разбиваете общую задачу «закрыть период» на подзадачи:

• внести документы от поставщиков,
• заполнить табель,
• рассчитать резервы,
• сделать акруалы» и так далее.

Каждую задачу записываете на отдельной карточке. Напомним, что можно использовать как реальные карточки – стикеры, так и специальные программы. Теперь у вас есть пул задач, время разместить их на Канбан-доске.

Принцип второй. Ограничение количества задач

Как показывают многочисленные исследования (да и ваша собственная практика, вспомните), команда не может выполнять слишком много задач одновременно. Много времени уходит на переключение между задачами, это приводит к размыванию сроков по каждой задаче и общему снижению эффективности. Метод предполагает, что количество одновременно выполняемых задач должно быть ограничено.

Обсудите с подчиненными отделами задачи, определите то минимальное (!) их количество, которое команда может выполнять одновременно. Например, пока отдел кадров выполняет задачу «заполнить табель», бухгалтерия решает задачу «внести документы от поставщиков», а финансовый отдел – «сделать акруалы». В итоге получится, что ваша команда может одновременно делать 3-5 задач. Запишите эту цифру в столбце «Doing» Канбан доски, и размещайте в работу только такое количество карточек. Вскоре вы увидите эффект – карточки будут быстрее проходить путь из «To Do» в «Done».

Принцип третий. Приоритеты

Как только вы ограничите количество одновременно выполняемых задач, вы получите скопление карточек в первом столбце доски – «To Do». Свойство человеческой натуры – легкие и короткие задачи брать к исполнению, а со сложными или нудными тянуть до последнего.

Вам необходимо будет проставить приоритеты, определить, какие задачи брать в работу в первую очередь. Канбан предлагает либо размещать карточки с наивысшим приоритетом вверху таблицы, либо использовать различные цвета карточек. Определитесь, что будет очередной первостепенной задачей для каждого отдела, пометьте такие задачи. Ваши сотрудники всегда будут в курсе, за что им приниматься завтра, или в начале следующей недели. Исчезнут простои. С помощью приоритетов на Канбан доске вы всегда можете донести до коллектива главный вектор работы и избавитесь от ситуации, когда вроде все работают, но нужный результат будет еще очень не скоро.

Принцип четвертый. Управление потоком задач

Чем еще хороша Канбан-доска? На ней наглядно видно, сколько выполняется каждая из задач и где возникает «затор». В случае, если какая-то задача выполняется незапланированно долго, Канбан предлагает принцип «все за одного». То есть члены команды, которые недозагружены, или выполняют неприоритетные задачи, предлагают свою помощь на проблемном участке. Конечно, это высшая степень коллективного сознания, доступная больше японцам, чем русским.

Но всегда нужно помнить, что участие в работе смежных подразделений расширяет кругозор сотрудника и повышает его квалификацию. Эти аргументы вполне могут служить ответом на вопросы финансового отдела, если его сотрудников попросят, к примеру, помочь с внесением первичной документации.

Принцип пятый. Постоянное улучшение

Не бывает идеальных проектов. Все знают, что в теории или планах выполнение проекта представляется как механизм часов, где все винтики точно подогнаны друг к другу и шестеренки размеренно отсчитывают секунды и минуты. В жизни же один срыв следует за другим. Философия Канбан предлагает ответ на эту несправедливость. Да, проект не идеальный, но основываясь на полученном опыте, его можно улучшить. Согласно методологии Kanban, все члены команды должны анализировать выполненную работу и делать предложения по ее улучшению. Полезно устраивать небольшие совещания по итогам выполненного проекта с тем, чтобы совместно обсудить точки сбоя и предложить более эффективные пути решения задач. Частить с такими совещаниями не надо, раз в 1–3 месяца вполне разумное расписание.

Преимущества и недостатки системы Канбан

Если вы дочитали до этого абзаца, вы вполне уже смогли оценить преимущества системы Канбан. Перечислим их кратко:

1. Наглядность. Вы постоянно видите все задачи команды, их перемещения по доске. Исчезает ситуация, когда вы вдруг через пару недель вспоминаете об одной из задач, выудив ее из архивов почты. Или финансовый отдел торопит бухгалтерию, а вы не можете оценить, то ли бухгалтеры не справляются, то ли финансисты спешат.
2. Более высокая эффективность команды. За счет того, что задачи выполняются быстрее, скорость выполнения проекта увеличивается
3. Создание более прочных коммуникаций между отделами и внутри отделов. Когда вся работа на виду, исчезает эффект «незагруженных соседей». Это наше стандартное «У нас работы через край, а они не знаю, чем занимаются…»
4. Снижение количества запасов. Если говорить о классическом, производственном применении Канбан, то вытягивающая система позволяет сильно сократить запасы сырья и готовой продукции. А это и экономия на складских помещениях, на транспортировке, увеличение свободных денежных средств…
5. Налаживание длительных партнерских отношений с поставщиками. Работа с ограниченным количеством поставщиков, которые готовы поставлять вам изделия точно в срок, снизит риски и возможно, даст экономию на стоимости закупки.
6. Повышение качества работы. Чем меньше поток одновременной работы, будь это производство изделий или расчет финансовых показателей, тем больше фокус внимания на каждый результат.

Конечно, у Канбан есть и недостатки. Они не настолько явные, но могут существенно повлиять на работу. Во-первых, Канбан ориентирован на команду, которая хочет работать и совершенствоваться. Если в вашей команде есть леность, отсутствует мотивация, вам подходят более жесткие методы управления. Используя Канбан, вы рискуете взвалить всю работу на себя.

Из первого недостатка следует второй – отсутствие временных рамок. В Канбан нет сроков, установленных по каждой задаче, нет штрафов за просрочку. Только мотивированные сотрудники смогут снижать время выполнения каждой задачи самостоятельно.

Для большой команды с множеством подразделений использование Канбан доски будет затруднительным. Слишком много различных задач, приоритетов, результатов полностью нивелируют визуализацию – самое ценное преимущество метода.

Если предприятие использует Канбан на производстве, то рискует срывами сроков, ведь стоит одному из звеньев цепи сработать некорректно, весь процесс тормозится. Возникают проблемы со среднесрочным и долгосрочным планированием, ведь выпуск продукции ориентирован на заказы «покупателей».

Промежуточный вывод: Канбан можно использовать только в тех компаниях, коллектив которых мотивирован на развитие и достижение результата. Канбан подходит для малых и средних компаний, для подразделений и проектов.

Аналоги методологии Канбан

У метода Канбан есть множество аналогов, одних только методологий управления проектами шестнадцать. Посмотрим, какие методы управления можно использовать в различных ситуациях.

1. Если вы решили организовывать собственное рабочее время с помощью Канбан, то рассмотрите как аналог матрицу Эйзенхауера. Эта матрица состоит из четырех секторов: задачи важные и срочные, важные но несрочные, срочные но неважные и наконец неважные и несрочные. У Канбан есть одно немаловажное преимущество перед матрицей – на доске вы видите прогресс по каждой задаче. Вы наглядно видите результаты своего труда и это дает мотивацию.
2. Для небольшой команды, замотивированной на результат проекта (например, проведение аудита, внедрение нового ПО, разработку документации) подойдет метод SCRUM . Основа этого метода заключается в разбиении общей задачи на небольшие отрезки (спринты). Каждый спринт команда делает максимально быстро, по завершении спринта анализируют результаты. По сути SCRUM и Канбан очень похожи, но SCRUM более стрессовый.
3. Для команд, которые выполняют проект за проектом, или работают над непрерывным созданием новых ценностей подойдет метод критического пути. Он основывается на планировании с помощью диаграммы Ганта, главный его инструмент- сроки по каждой задаче. Метод критического пути обратен КанбанУ и загоняет команду в жесткие плановые рамки. В разных областях эти методы сработают по разному. Например, в строительстве метод критического пути – самое верное решение, а в ИТ Канбан подойдет лучше.
4. Метод каскадного планирования также может быть противопоставлен Канбан. При использовании метода WATERFALL перед началом проекта детально планируется весь объем задач со сроками. Такая организация позволяет, с одной стороны, быть уверенным и конечном результате, но с другой стороны, при внезапном изменении сценария, добавлении требований, планирование нужно начинать с начала. Одним словом, негибкая методология. WATERFALL хорошо подойдет для производств с установленными объемами выпуска, для отработанных и не раз проверенных на опыте проектов. То же закрытие финансового периода можно делать как с помощью Канбан, так ис помощью WATERFALL.

При выборе системы, подходящей именно вашему случаю, опирайтесь на личные ощущения от использования. Можно даже делать микс из нескольких систем, если вашей команде так удобнее работать. Возможно, вы изобретете новый метод управления проектами.

Или TPM, кажется, что канбан больше прижился в среде информационных технологий, нежели на производстве. Неужели микроклимат офиса благотворнее производственной среды?

Широкое распространение в непроизводственной сфере деятельности человека позволило открыть массу способов применения этого инструмента. Однако внесло также немало неразберихи в понимание его основ. Кто-то подразумевает карточку, кто-то – доску, а кто-то – проектный менеджмент… Давайте попробуем разобраться в том, что такое канбан, как он работает и какие типы канбанов существуют.

Иллюстрированный глоссарий по бережливому производству Чета Марчвински и Джона Шука дает следующе определение:

Из этого определения следует, что канбан используется исключительно в вытягивающей системе и служит для:

1. Передачи сигнала (или указания) на производство продукции.
2. Передачи сигнала (или указания) на перемещение продукции.

Первый называют канбаном производства или изготовления, второй – перемещения или изъятия. Есть еще и третий тип, о котором авторы не упомянули в глоссарии – сигнальный канбан. В отличие от первых двух, сигнальный канбан не дает указания на производство или перемещение, пока количество канбанов в системе не достигнет определенного уровня.

Давайте посмотрим, как это работает.

Канбан перемещения или изъятия

Примечание: если вы рисуете карту вручную, то вряд ли будете заморачиваться таким количеством текстурных линий. Достаточно нарисовать пару штрихов, чтобы визуально отличать от других типов канбанов. Также ваш канбан изъятия может выглядеть по-другому, если вы используете иное программное обеспечение. Символ выше и все последующие нарисованы в программе Companion от Minitab .

Типичный канбан изъятия может содержать:

1. Информацию о поставщике или предыдущем процессе:

• название процесса или поставщика;
• место размещения (локация на производстве или полка на складе).

Информацию о детали:

• наименование детали;
• артикул (номер, код):

Информацию о следующем процессе – заказчике:

• название следующего процесса (заказчика);
• место размещения (локации на производстве или полка на складе);

Используется на участке между супермаркетом и процессом, который из него потребляет продукты. Чаще всего используется там, где в процесс вступает большое количество SKU (артикулов). Является сигналом для того, чтобы переместить определенный артикул на производственную операцию:

Канбан производства или изготовления

На карте потока создания ценности отражается следующим символом:

Типичный канбан производства может содержать:

1. Информацию о месте хранения:

• название склада или супермаркета;
• место размещения (локация на производстве или полка на складе);
• тип упаковки/контейнера/тары.

Информацию о продукте:

• наименование детали;
• артикул (номер, код);
• количество деталей в партии/упаковке/таре.

Информацию о процессе-поставщике:

• название процесса;
• производственный цех или линия;
• название/номер участка, ячейки или машины.

Используется на участке между супермаркетом и пополняющим его процессом. Является сигналом для запуска производства определенного артикула и пополнения супермаркета.

Сигнальный канбан (еще называют треугольным)

На карте потока создания ценности отражается следующим символом:

Такой канбан чаще всего используется для управления потоком партий (перемещением нескольких упаковок/тар/контейнеров с деталями) в процессах с небольшим количеством SKU (артикулов). По той же причине на табличках не указывают информацию, различая их по цвету. С другой стороны, содержание карточки можно определить по своему усмотрению:

Типичный сигнальный канбан используется в комбинации с доской:

Главным отличием сигнального канбана от предыдущих типов является то, что потребление детали А и Б не является сигналом для производства или поставки следующего контейнера. Вместо этого треугольные карточки перемещается на специальную доску, где накапливаются до определенной отметки. Сигналом для производства или поставки каждой детали является, когда количество соответствующих карточек достигает отметки – триггера:

Сигнальный канбан используется вместо производственного в процессах с коротким временем цикла и длительной переналадкой. Таким образом, производство получает сигнал только тогда, когда минимальный уровень запаса достигнут, а сам канбан контролирует поток материала партиями.

Вот как выглядит коммуникация в вытягивающей системе с помощью различных типов канбана:

Как видите, канбан позволяет управлять и производством, и перемещением материалов в малых и больших партиях. При этом нет необходимости или обстоятельств, ограничивающих использование только одного типа канбанов. Вы всегда можете приспособить любой тип так, чтобы максимально легко управлять информационными и материальными потоками.

Она позволяет увидеть главное: какие дела у вас в приоритете и чего вы уже достигли. А также учит не распыляться на второстепенные, неважные в данный момент занятия и не брать на себя слишком много обязательств.

Наверное, всё это очень сложно?

Нет. В системе канбан всего два главных правила:

1. Нужно визуализировать свой рабочий процесс. Это помогает увидеть вашу реальную загрузку и, если нужно, изменить её.
2. Необходимо ограничить количество задач, над которыми вы работаете активно. Часто для иллюстрации этого правила приводят в пример жонглёра: чем больше предметов он берёт в руки, тем выше шанс что-то разбить.

Визуализировать - значит повесить доску со стикерами?

Не обязательно. Вы можете использовать любой удобный для вас вариант: доску, холодильник с магнитами, блокнот, специальные приложения и так далее. Главное, чтобы вы расчертили минимум три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Их нужно заполнить стикерами или надписями, чтобы в любой момент увидеть, какая у вас в данный момент загруженность.

Также можно добавить колонку «Ожидание» для несрочных задач. Либо любые другие колонки, например «Отдых» (с задачами «заказать пиццу», «покататься на лыжах» и так далее).

Работает это просто: вы переносите стикеры (или записи) из одной колонки в другую по мере выполнения задач.

И что это мне даст?

Возможность получить эффективную обратную связь. Когда вы переносите стикер в столбец «Сделано», мозг получает конфетку: задача выполнена, можно отдохнуть или приступать к новой.

Со временем у вас выработается привычка приступать к новой задаче только после того, как предыдущая завершена. А значит, в идеале не будет незаконченных дел.

Как определить, сколько задач я могу выполнить?

Опытным путём. Начните использовать персональный канбан, и со временем узнаете, какова ваша «пропускная способность». Она может меняться в зависимости от сложности задач, вашего состояния и настроения. Выберите минимум, а затем повышайте планку.

Кстати, это хорошая защита от выгорания на работе. Вы научитесь управлять своей нагрузкой без ущерба карьере.

Чем персональный канбан отличается от обычного списка дел?

Визуализация, возможность увидеть итоговый результат (сколько вы сделали за день) дают возможность провести анализ, определить, какие задачи вас вдохновляют, а какие выполняются со скрипом (их лучше выполнять первыми).

Обычный список дел не интерактивен, не даёт обратной связи, не снимает стресс, так как не структурирует рабочий день.

Какие приложения заменяют доску со стикерами?

Бесплатное веб-приложение, отлично подходящее в качестве инструмента для выстраивания собственной работы и управления небольшими проектами. Его можно использовать ещё и для обучения, визуализации списка целей и желаний, проведения ремонта, планирования путешествий, исследований и так далее.

KanbanFlow внешне похож на Trello, но по сути ещё больше подходит под классическое понятие «канбан». Приложение, помимо создания досок и задач, позволяет отслеживать потраченное на их выполнение время (применяется метод

В бизнесе сейчас в моде такие понятия как “система управления проектами”, “бережливое производство”, “визуализация процесса работы”, “эффективное выполнение поставленных задач”.

Мы все знаем и понимаем их значения (хотя бы приблизительно), но мало кто знает, что все это – множество частей одной системы.

Системы, которая помогает компаниям работать сверхрезультативно. И называется она – канбан.

Система “Канбан” это и вправду очень сильный инструмент по управлению задачами на разных уровнях (даже в продаж).

И не даром её реализацию мы сейчас можем видеть в разных компаниях и сервисах. Скорее всего Вы даже пользовались этим подходом, например в .

И для многих такие инструменты не относятся к маркетингу, но мы считаем наоборот.

Ведь благодаря такому внедрению, компания может делать свою работу лучше и быстрее, а значит клиенты будут более лояльны, будут нас рекомендовать и будут покупать снова и снова. Но начнём с истоков, чтобы всё разложить по полочкам.

Пишите шура, пишите (с)

Выглядит необычно, но в действии это просто изумительно. Новый посетитель получает билет на вход (карточку) как только она освобождается.

Благодаря такому подходу, парк получает легкий способ контроля посетителей и избавляет руководство от контроля с переизбытком людей.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Отдел продаж

Вы – менеджер по продажам. И через Вас ежедневно проходят десятки клиентов. Помимо новых, у Вас есть старые, которым тоже нужно что-нибудь отправить или позвонить.

Ко всему этому Вам нужно контролировать исполнение договора, в виде оказания услуг или отгрузки.

Такая ситуация с огромным количеством задач на одного человека в 9 из 10 компаний.

Это не нормально, но естественно в условиях нашей реальности. Как с этим всем справиться? Как ничего не забыть? Как не получить штраф из-за просроченных сроков? К Вам идёт на помощь внедрение системы канбан.

Вы разделяете весь этап ведения клиента на шаги от А до Я. Начиная от первого контакта, заканчивая подписанием актов, а ещё лучше, звонков из серии “Как дела?”.

Кстати, звонок “Как дела?” это очень интересная по повышению лояльности и продаж. Поэтому вот Вам видео на эту тему:

В результате, после внедрения системы канбан, сотрудник полностью видит весь процесс не только продажи, но и ведения проекта.

Получается некая синергия этапов и введения проектов. Такой вот личный канбан для сотрудников.

Обратите внимание, что сейчас даже продажи реализуют по методологии канбан, ведь это и вправду интересно.

Вот канбан пример успешной реализации нами и как еще одно доказательство, что это возможен канбан в России:

Реализация Канбан

Выполнение проекта

С этим всё максимально просто. Например, Вы – студия дизайна. А значит клиентский проект проходит по запланированному плану, перед тем как его в руках будет держать клиент. На каждом участке этого плана есть свои ответственные и задачи.

С помощью внедрения канбан это будет выглядеть следующим образом. Когда менеджер по продажам подписал договор, он передаёт задачу (карточку канбан) на первый этап, который называется “Бриф и снятие размеров”.

После того, как из клиента вытащили все хотелки, то ответственный переносит карточку на следующий этап – “Дизайн” уже с другим ответственным. Затем карточка переходит к “Электрику”, “Раскройщику” и т.д.

Что на выходе мы имеем? А то, что каждый видит какое количество задач у него есть на данном этапе.

Еще он может оценить сколько у него будет задач в дальнейшем и какие затыки у него есть по этапам (куда направить все силы). Это в чистом виде адаптация под любую реализацию проекта.

Выполнение проекта

Адаптация к бизнесу

А теперь давайте представим, что я убедил Вас начать внедрение системы канбан в своей компании.

Что же для этого нужно сделать? Использовать доски и карточки канбан. Все верно.

Наверное Вы сейчас подумали о реальной доске, которая будет висеть у Вас на стене офисе, и на которую сотрудники будут приклеивать свои карточки.

Вот так думаете это выглядит?

Но так как у нас 21 век, то доска, а так же карточки канбан могут быть виртуальными.

Именно для этого я подобрал 3 программы, которые помогут Вам совершить внедрение системы канбан совершенно безболезненно и результативно.

1. Битрикс24

Наверное это самая известная в России. Ведь как говорит Битрикс, их CRM используют более 2-х миллионов компаний по всему миру.

Все достоинства описывать не буду, могу лишь сказать, что сейчас Битрикс можно настроить именно под Вашу компанию даже в бесплатной версии. Но вернемся к канбан.

Как в любой CRM, в Битрикс 24 можно ставить задачи для себя и для сотрудников. И для удобства Вы можете делать это в канбан, если уж решили, что эта японская система Вам приглянулась.

Вкладки по типу “Выполняется” и “Сделано” Вы можете настроить индивидуально.

Также видно какая задача каким сотрудником выполняется в моменте, что позволяет контролировать производительность.

Битрикс 24

Самый главный плюс в том, что это полноценная CRM система, то есть все в одном. Вы можете управлять клиентами по той же самой схеме, которую мы рассматривали выше в примере про отдел продаж.

И все это как с компьютера, так и с телефона через мобильное приложение. Сервис “must have” для большинства компаний. Хоть и не единственный, но зато бесплатный.

2. Трелло

Мы сами использовали Трелло более года и весьма были довольны, пока проектов не стало “Мама не горюй”.

Во-первых, он бесплатный (но есть и платная версия), во-вторых, очень удобный и интуитивно понятный.

В момент когда выбирали, нам нужна была система с возможностью отслеживать проект целиком и выделять ответственных за этапы. В голову даже не пришло, что это как раз сущность системы канбан.

Трелло

Как я уже писал, преимущества Трелло даже не в том, что он бесплатный и удобный.

Преимущество еще и в том, что есть мобильное приложение, где Вы можете посмотреть или поставить задачу не будучи привязанным к компьютеру.

Трелло нам настолько понравился, что мы уже “подсадили” несколько клиентов на него.

В общем, если Вам нужно эффективно управлять проектами, ставить задачи и проверять их выполнение – Трелло отличный сервис для начала пути к этому.

3. Кайтен

Сервис Кайтен я нашел только потому, что список из 2-х пунктов смотрится неполноценно.

Но чем больше я изучал его, тем больше он мне нравился. Что называется специальный сервис, чтобы внедрить командный подход в своей компании.

Кайтен

Есть бесплатный тестовый период 14 дней (я, если честно, уже не представляю сервис без этой функции), интеграция всевозможных инструментов и две методологии для удобной работы: канбан и scrum (о ней еще будет статья).

Кроме того, здесь учтен один из главных принципов канбан – ограниченное число задач.

То есть каждому процессу/сотруднику Вы можете задать определенное число задач и он не сможет добавить новые, пока не завершит старые.

Недостатки: он платный (хотя 500 рублей за пользователя не такая уж и большая плата) и пока мобильное приложение есть только для пользователей Андроид.

Сам я ярый поклонник Apple, но разработчики сервиса скоро обещают порадовать и меня, выпустив мобильное приложение на iOS. Полноценно оценить сервис мне сложно, но то, что он достоин внимания, это точно.

Коротко о главном

Я читал, изучал и внедрял разные системы управления проектами – agile, scrum, xp, канбан.

И могу сказать, что одна из самых простых для малой и средней компании – это канбан.

Возможно это связано именно с тем, что большинство людей – визуалы (то есть воспринимают информацию наглядно), а главный принцип канбан – визуализация.

Но когда Ваш проект вырастет или перестанет быть линейным, то Вам придётся переходить на другие сервисы и методологии. Но это уже потом, сейчас канбана Вам будет достаточно.