Обязательно ли вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств Форма ко 5 образец заполнения
Книга учета принятых и выданных кассиров денежных средств форма КО-5 – это документ, предназначенный для отражения сумм выданных из главной кассы кассам отделов и подразделений, а также для отражения возвращенных от них сумм денежных средств в главную кассу.
Книга КО-5 заполняется только теми организациями, в которых имеет деление на подразделения и отделы. Суммы денежных средств, ежедневно выдаваемые из главной кассы кассиром отделом и подразделений, подлежат отражению в бланке книги учета денежных средств КО-5. В конце рабочего дня кассиры подразделений сдают главному кассиру выручку и сопроводительные документы, о чем также делается отметка в форме КО-5. В качестве сопроводительных документов выступают расходные и приходные кассовые документы, например, или . Данные обо всех движениях наличности отражаются в .
Записи к бланк книги учета принятых и выданных денежных средств выполняются главным кассиром в начале и конце рабочего дня (смены). Данная форма используется обычно на крупных предприятиях, имеющих множество подразделений и отделов.
Деньги из главной кассы могут выдаваться как ответственным кассирам подразделений, так и раздатчикам (доверенные лица).
На заметку! Также предлагаем скачать бланки и образцы заполнения следующих кассовых документов: журнал кассира КМ-4 – , справка-отчет кассира КМ-6 – , сведения о показаниях счетчиков ККМ КМ-7 – .
Образец заполнения КО-5
Заполнение титульного листа:
Книга действительно в течение года, который отражается на титульном листе.
Также указывается наименование организации, ОКПО и ФИО кассира, ответственного за ведение книги.
Заполнение листов формы КО-5:
1 – дата внесение записей в таблицу.
2 – остаток наличных денег в главной кассе в начале дня.
3 – сумма наличных денег, выданная из главной кассы, кассирам подразделений и раздатчикам, каждая выданная сумма отражается отдельной строкой, пишется цифрами и прописью.
4 – подпись кассиров подразделений и раздатчиков, подтверждающая получение денег.
Книга учёта денежных средств (форма КО-5) – это документ, в котором отражается выдача и возврат наличных денежных средств между старшим кассиром и кассирами других подразделений.
Как видно из определения, книга учёта КО-5 используется, если в организации (или у ИП) работает несколько кассиров. Записи в книге делает старший кассир.
Например, по заведённому порядку перед началом рабочего дня старший кассир выдаёт «младшим» кассирам под роспись наличные деньги для расходных операций. В конце рабочего дня неиспользованный остаток денег сдаётся обратно старшему кассиру под его роспись.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ КНИГИ УЧЁТА ПО ФОРМЕ КО-5
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана кассовая книга, и ФИО старшего кассира, ответственного за ведение книги.
ЛИСТЫ В КНИГЕ УЧЁТА:
1 столбец. Дата передачи денег между старшим кассиром и кассиром.
2 столбец. Остаток наличных денег у кассира на начало рабочей смены.
3 столбец. Выданная кассиру сумма денег (указывается цифрами и прописью).
4 столбец. Кассир ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение денег от старшего кассира.
5 столбец. Сумма денег, поступившая в кассу за день по приходным кассовым ордерам.
6 столбец. Сумма наличных денег, которые кассир передал старшему кассиру. Имеется в виду не только полученная по приходным операциям сумма, но также и неиспользованная сумма денег из числа выданных перед началом рабочего дня.
7 столбец. Сумма, оплаченная документами, которые кассир передал старшему кассиру.
8 столбец. Общая сумма денег (6 + 7 графа), переданная кассиром старшему кассиру.
9 столбец. Старший кассир ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение денег от кассира.
10 столбец. Остаток наличных средств у кассира на конец рабочего дня.
Образец заполнения книги учёта денежных средств
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств форма КО-5 используется, как правило, на крупных предприятиях, где есть разделение на отделы. Обычно в таких организациях имеется центральная касса, кассир которой выдает наличные средства под отчет кассирам подразделений и отделов. Записи о выдаче этих средств, а также о возврате неистраченных денег делаются в книгу кассира по форме КО-5. Как заполняется форма КО-5? Разберемся с этим вопросом в статье ниже. Скачать бланк КО-5 и заполненный образец книги учета кассира можно скачать в конце статьи.
Итак, как уже выше было сказано, книга используется для фиксации сведений о выдаче наличных средств из центральной кассе второстепенным. Это происходит в начале каждого рабочего дня. В конце рабочей смены кассиры подразделений и отделов отчитываются о потраченных деньгах, возвращают неистраченные средства в центральную кассу. Об этом также делается запись в бланк книги форма КО-5.
Образец заполнения КО-5
На титульном листе бланка проставляются следующие реквизиты:
- Название предприятия и структурного подразделения (если нужно);
- ОКПО;
- Текущий год;
- Ф.И.О. кассира, ответственного за ведения книги учета денежных средств.
Книга по форме КО-5 оформляется на один календарный год.
Эту таблицу формы КО-5 следует заполнять следующим образом:
Заполнение сведений о выданной наличности:
1 – день, месяц, год выдачи главным кассиром наличных денег подразделениям – текущая дата.
2 – цифрами прописывается остаток наличности в главной кассе на начало дня.
Предприятия, имеющие несколько кассовых аппаратов и одну центральную кассу, обязаны составлять сводный отчет — книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств форма КО-5, бланк и образец которой можно скачать бесплатно в excel ниже.
Данный бланк заполняется информацией о том, кому и в каком размере выданы наличные денежные средства в начала рабочего дня. Данные средства главный кассир выдает кассирам подразделений под отчет денежные суммы для совершения ежедневных платежей. Кроме того, форма КО-5 применяется для учета возврата денежных средств и денежных документов.
Процедура работы на таких предприятий организуется следующим образом: в начале смены старший кассир распределяет наличностью среди представителей подразделений, о чем делается отметке в книге учета КО-5. Далее по окончании смены кассиры подразделений сдают остатки наличности вместе с приходной и расходной документации, о чем также делается отметка в книге КО-5. Информация по движению денег на протяжении смены заносится в .
Образец заполнения формы КО-5
На титульном листе книги учета денежных средств нужно внести наименование фирмы и подразделения, также вписывается ФИО и должность лица, ответственного за внесение записей в форму КО-5. Также ставится год ведения сводного учетного документа. Ведение данной книги продолжается на протяжении календарного года, по окончанию которого бланк КО-5 открывается заново.
На развороте бланке книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств заполняется табличная часть:
- дата внесения записи;
- остаток денег в главной кассе в начале смены;
- суммы, выдаваемые кассирам подразделениям в начале смены;
- подпись лица, получившего денежные средства;
- полученные суммы по приходным операциям;
- наличная сумма, сдаваемая обратно в главную кассу — графа формы КО-5 заполняется в конце смены;
- сумма, оплаченная документами и сдаваемая в главную кассу в конце смены;
- общая сумма (наличными и по документам);
- подпись лица, принявшего деньги от кассиров подразделений;
- остаток денег в главной кассе на конец дня с учетом сданных средств.
Денежные средства, которые остались у кассира в конце дня, нужно обязательно сдать старшему лицу. Исключением является, например, случай получения денег для выплаты зарплаты. В этом случае деньги могут находиться у кассира в течение трех дней, по истечении которых невыплаченная (депонированная) сумма денег возвращается в главную кассу.
Когда организация довольно крупная, у нее, как правило, имеется одна центральная касса и несколько по подразделениям, а для фиксации всех средств, которые через них проходят, используется форма КО-5 - образец заполнения которой мы сейчас рассмотрим. Эта книга учета кассира отражает прием и выдачу денег центральной кассой в подразделения. Соответственно заполнение формы КО-5 происходит у начале рабочего дня на выдачу, и в конце на прием неиспользованных средств.
Заполнение формы КО-5
Книга учета кассира ведется в течение года и на каждый следующий открывается новая. Заполнение начинается с титульного листа бланка формы КО-5. Здесь необходимо зафиксировать информацию о предприятии в точном соответствии с учредительной документацией. Обязательно указать код ОКПО и структурное подразделение, если оно есть. Далее форма КО-5 должна содержать данные о дате, когда была заведена книга, и полностью без сокращений информация о старшем кассире, на которого обычно возлагается ответственность за ведение книги формы КО-5.
Образец заполнения формы КО-5
Должна заполняться чисто, аккуратно, без помарок. Если же была допущена ошибка, то в соответствии с правилами, которые регулируют устранение поправок в журнале кассира-операциониста, она должна быть перечеркнута, а рядом указана правильная информация. При этом рядом должна быть проставлена дата исправления, подпись и фамилия с инициалами ответственного лица.
Образец заполнения формы КО-5 должен содержать заполненными такие графы:
Дата операции.
- Остаток наличных в кассе предприятия, при этом сумма должна соответствовать той, которая указана в кассовой книге.
- Размер выданной суммы цифрами и прописью полностью, с учетом копеек.
- В конце должны стоять подписи кассиров с указанием их имени, фамилии и инициалов.
Для приходных записей в книге выделены четные листы. В них сумма также заполняется прописью и числами, а также разбиваются суммы на расходные документы и неиспользованные средства. Тут же указывается общая сумма, которая заверяется кассиром отчитывающимся о предоставленной наличности. Он проставляет свою подпись, фамилию и инициалы. Когда получены наличные средства и документы на них, в бланке свою подпись ставит старший кассир.
Эта же книга фиксирует суммы, выданные кассирам подразделений для выплаты сотрудникам заработной платы. Отчисления по платежным ведомостям должны производится в зафиксированные приказом сроки. Как правило, это 3-5 дней. В этот период все, что еще не успели выдать, каждый день возвращается в централизованную кассу старшему кассиру под расписку, в которой фиксируется сумма остатка. Однако эти суммы в книге учета не заносятся. Лишь после того, как были совершены все выплаты, сдаются и ведомости, и оставшиеся средства для депонирования.
Такими являются основные правила, по которым заполняется форма КО-5 - образец заполнения не сложен, доступен и вполне понятен практически каждому.